【重要】スタッフ退職後に美容室側がやるべきウェブ系アカウントの管理

スタッフの退職。

いつ、どんな状況で退職したいと言われるかはわかりません。私もなんとなく予感はしていましたが、相談なく退職したいと告げられたことがあります。

退職に関しての手続きは、法律上で美容室側がやることもいくつかあります。
こういったことは、社労士さんがやってくれますので、ここではまた別のやるべきことを紹介します。
実際に私がやったことです。

なんて言えばいいのか、『インフラ管理』とでも言うべきなのか。辞めたスタッフのお店用のメールアドレスなどの管理などの事です。

美容室でスタッフに与えてる権限は？

私の美容室では、スタッフに下記の権限を与えていました。

1. facebookページの権限
2. ワードプレスでのスタッフアカウント
3. お店のドメインでのメールアドレス『スタッフ名@ドメイン』

この3つになります。

説明すると、

１,facebookページ

宣伝告知などで利用。権限としては『編集者』

２,ワードプレスのアカウント

ブログやお知らせを更新するため。権限としては『投稿者』

３,メールアドレス

担当者としてお客様と連絡を取るときなどに使用する。

スタッフもプライベートのアドレスは使いたくないという場合もあります。それと、オーナーである私も管理できるので、業務以外での使用もできない。

スタッフが辞めたら忘れずにやること

私の場合は、先に書いた３つの管理です。

順番に、

facebookページの権限からスタッフを削除

ワードプレスのユーザーからスタッフを削除

最後にメールアドレスですが、これだけは削除はせずにパスワードだけ変更しました。

パスワードとは、メールを送受信するためのアカウント設定で必要なパスワードです。

メールアドレスは削除せずに残したわけ

担当していたお客様からメールが来るかもしれません。

もし、メールがサロンのオフィシャルなアドレスではなく、退職したスタッフのアドレスに送られてきた場合、サロン代表として対応することができますし、する必要があると思います。

このとき、退職したスタッフがスマホでこのアドレスのアカウントを設定していたら、メールが届いてしまいます。

お客様を担当していたのは退職したスタッフですが、美容室の大事なお客様です。サロンを辞めた人が対応するのではなく、美容室側で対応した方がお店のためです。

そのためには、パスワードだけ変更し、退職したスタッフがメールアカウントを使えないようにする必要があります。

使えないと言っても、退職したスタッフのスマホでの送受信ができなくなるだけで、お店のPCなどではパスワードを再設定して送受信可能なわけです。

私は、スタッフ退職後から半年間はメールアカウントを残しておきました。

この半年間で、お客様からのメールは2件。それと、どこかの飲食店からのダイレクトメールが月に数件。

この飲食店からのダイレクトメールですが、スタッフ退職後から来るようになったのです。ということは、そのスタッフが退職した後に、その飲食店で会員登録か何かしたのでしょう。

おかしいですよね。サロンに在籍中も業務以外での使用は禁止していたにも関わらず、退職後に勝手に使用ているのですから。

しかも、捨てアドレスとして利用しているのでしょうね。間違っていますね。

本来であれば警告するべきですが、私はしませんでした。どうせ削除するアカウントですし、こんなくだらないことするような人間に関わる必要もないですから。

辞め方にもよるでしょうが、以前勤めていた美容室のアドレスを無断で利用するような人間には、辞めてもらって良かったです。

まとめ

今は、美容室でもウェブ系のツールでアカウントを複数管理していたりは、当たり前の時代になっています。

スタッフのポジションなどによっては、管理を任せることもあるでしょう。

こういった場合は、全てを変更できるような管理者権限ではなく、スタッフアカウントとして作成し、権限も必要最小限のところにしておくべきです。

１番大事な管理者としてのアカウントとパスワードだけは、オーナー自身で管理するべきです。信頼のおけるスタッフでも、急を要する時以外で教えるべきではないと思います。

スタッフ退職に関しては、労務管理としてやらなくてはならないことがありますが、そこは社労士さんに任せた方が後々面倒なことにならなくて済むでしょう。

しかし、今回紹介したようなスタッフが持つアカウントなどに関しては、美容室側で削除するなりの対応が必要となります。

以外と忘れがちなことだと思うので、こういったこともオーナーとしては意識しておいたほうがいいでしょう。