小規模美容室を経営してる私がやっている日々の事務作業
2017.03.16
サロン営業開始となれば、経営者としての日々の事務作業もはじまります。
あなたが勤めていた美容室で店長クラスの役職についていたなら、営業後のレジ閉めや売上入力などの事務作業をしたことがあるかもしれません。
であれば、毎日の会計業務も問題ないでしょうが、顧問会計士さんがいるのであれば、こういった業務のやり方を前もって確認しておきましょう。
もう経営者です。スタイリストとしての業務だけでなく、こういった事務作業もきちんと正しく行うことで、美容室経営というものが見えてくるでしょう。
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事務作業とは
美容室経営において、経営者がやらなくてはならない仕事。サロン営業とは別で、事業主としてお店をやっていくための数字の管理です。
サロン規模でもやることが違うでしょうが、小規模美容室を経営している私が日々やっていることを紹介します。
私はＰＯＳレジなどのシステムは導入していないので、WindowsでExcelを使って作業をしています。
それなので、ＰＯＳなどを使うのであればこの先は読む必要はないでしょう。
ただ、小規模サロンでＰＯＳなどに固定費を掛けずにやるのであれば、役立つ情報があるかもしれません。
事務作業の必要性
毎月の売上や経費を自分でしっかり管理することで、美容室経営に掛かるお金が見えてくるようになります。
これすごく重要です。お金の動きが分かっていないと、必要な時に投資できません。
投資というのは、サロン経営でわかりやすく言えば、
- スタッフ増員
- 新規広告出稿
- 設備機器の購入
など、サロン経営において必要となるお金の使い方です。
もちろん会計士さんに相談すれば、資金に関しての返答はすぐもらえます。利益が出ているのであれば問題ないでしょうし、借り入れが必要となる場合もあるでしょう。
事業主として確定申告するうえで、日々の事務作業は必要となります。会計士さんが手続きから申告までやってくれますが、経費として掛かった金額や日々の売上は帳簿に記載しなくてはなりません。
数字の管理で言えば、お客様の来店数や単価、メニュー比率なども集計するべきでしょう。
事務作業の種類
私がやっている事務作業は大きく分けて２つです。
- 税務・会計処理で必要となる出納帳の入力
- サロン営業で必要となるデータの入力
１,税務・会計処理で必要となる出納帳
この出納帳の入力は事業主としての義務です。
やることは簡単で「収入と支出」です。
収入とは売上のこと。
支出とは経費のこと。
この２つのお金の管理です。
例えば、今日の技術売上６０,０００円と店販売上５,０００円。洗剤とトイレットペーパーの購入して６００円。
なら、
収入=６５,０００円
支出=６００円
となります。
売上は、毎日データ入力するべきです。
経費は、店舗家賃やスタッフ給与などの固定費などもあるので、月末で締めて翌月はじめにデータ入力すればいいでしょう。
ただ、洗剤やトイレットペーパーといった日々の細々したものは、あまり溜めすぎずにデータ入力したほうが後が楽でしょう。
２,サロン営業で必要となるデータの入力
これは、日々の技術売上や店販売上はもちろんですが、サロンの経営状態を把握するためには必要なデータです。
【各スタイリスト】
- 指名売上や客数
- 新規入客数やリピート率
- 客単価
- メニュー比率
- 曜日ごとの動員数(性別、年代別)
【サロン全体】
- 固定客の売上や客数、単価
- 新規客数や売上、単価
- メニュー比率
- 曜日ごとの動員数(性別、年代別)
上記のデータが入力できる表をExcelで計算式を使って作りました。
スタイリストの売上と客数を入力すれば、他データが計算されサロン全体の表にも反映されるといったもの。
こういった表を作るのは、さほど難しいことではなく、ネットで調べれば比較的簡単に作ることができます。
このデータ管理は、事業主としての義務ではないので、やらなくても問題はありません。
しかし、上記のようなデータはサロンの状態を把握するためには、最低限必要な数字だと思っています。サロンの状態が把握できていなければ、経営戦略を立てることも出来ません。
私は、毎日レジ締めの際にデータ入力して、翌月に集計。毎月の集計データを年ごとに集計し、前年との比較対象とします。
ここで大事なデータがあります。それは、メニュー比率から読み取れます。
メニュー比率を出すときは、サロンのコンセプトに合わせて細分化するべきです。
例えば、ブリーチonカラーなどのWカラーが売りのサロンであれば、カラー比率の項目も「カラー」とするのではなく、「カラー」の中でも何種類かに項目分けするということです。
例えば、ボブスタイルが売りのサロンであれば、カット比率の項目も細分化するべきでしょう。
メニュー比率をサロンの売りに合わせて細分化することで、サロンコンセプトのもと呼びたいお客様が集客出来ているのかを把握できるでしょう。
まとめ
小規模美容室経営で最低限必要となる事務作業は、大きく分けて２つです。
- 税務・会計処理で必要となる出納帳の入力
- サロン営業で必要となるデータの入力
こういった事務作業も慣れてくれば１０分もあれば出来るでしょう。
小規模でオーナースタイリストとしてサロン営業に出ている美容室であれば、フロントにレセプション(受付係り)といったスタッフはいないでしょう。
受付が専門でいるような大型サロンにもなれば、お会計からPOSへの入力作業もフロントでやってくれるでしょうが、小さなサロンであれば自分でこの作業をやらなければなりません。
私も勤めていた時は、勤め先のサロンでPOSに入力したり、データの確認をしたりしていましたが、小規模美容室でのPOSシステムの必要性は感じていません。
もちろん、あれば楽できる部分もあるでしょうが、月額で費用が発生するものには、その分生産性が上がるものでないと意味がないと思っています。
考え方ですが、小規模でもPOSを導入することで大幅に時間短縮になり、作り出せた時間を利益に直結するような業務に充てれるのであれば、導入を検討しても良いと思います。
日々の事務作業も経営者の大事な仕事です。
毎日の仕事の成果をデータ化するというのは、事業の成果を数値化して目に見えるものにするということです。
とにかく、日々の事務作業を怠らないようにしましょう。溜まっていくと後々大変になることでしょう。
